Z dniem 1 listopada 2015 roku na mocy przepisów znowelizowanej ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda mogą dokonać uzupełnienia JRWA, o ile jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań.

W ramach dzielenia się dobrymi praktykami w zakresie stosowania przepisów archiwalnych, w tym rozporządzenia PRM z dnia 18 stycznia 2011 roku i zarządzania dokumentacją przygotowaliśmy wskazówkę dla starostw powiatowych, urzędów gmin oraz urzędów miast na prawach powiatu, które z dniem 1 stycznia 2016 roku realizować będą nowe zadania dotyczące udzielania bezpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej (Ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej, Dz.U. poz. 1255) w zakresie postępowania z dokumentacją.

Z inicjatywy Pani Agnieszki Pająkowskiej, kierownika Archiwum Urzędu Miasta Poznania we współpracy z Panią dr Ewą Perłakowską, ekspertem z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych (w latach 1997-2014 zawodowo związanej z problematyką nadzoru archiwalnego w archiwach państwowych) wypracowano propozycję sposobu klasyfikowania spraw związanych z realizacją przez powiat (samodzielnie lub w porozumieniu z gminami) zadania zleconego z zakresu administracji rządowej nałożonego ustawą z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej (Dz.U. poz. 1255)

 
 
  1. Nowa klasa w JRWA dla powiatów (do uzgodnienia przez podmiot z właściwym archiwum państwowym po 1 listopada 2015 r.)

533

 

Nieodpłatna pomoc prawna i edukacja prawna

 

 

 

5330

Obsługa organizacyjna punktów pomocy prawnej

BE5

m.in. porozumienia, zawiadomienia dla wojewody o ich zawarciu, umowy

 

5331

Informacja o charakterze sprawozdawczym dla innych organów i jednostek w sprawach nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej

A

 

 

5332

Udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej

B3

 

 

5333

Organizacja i realizacja zadań w zakresie edukacji prawnej

BE5

 

 
  1. Nowa klasa w JRWA dla gmin na prawach powiatu (do uzgodnienia przez podmiot z właściwym archiwum państwowym po 1 listopada 2015 r.)

538

 

Nieodpłatna pomoc prawna i edukacja prawna

 

 

 

5380

Obsługa organizacyjna punktów pomocy prawnej

BE5

m.in. porozumienia, zawiadomienia dla wojewody o ich zawarciu, umowy

 

5381

Informacja o charakterze sprawozdawczym dla innych organów i jednostek w sprawach nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej

A

 

 

5382

Udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej

B3

zadanie tylko powiatu

 

5383

Organizacja i realizacja zadań w zakresie edukacji prawnej

BE5

 

 
Dodatkowe informacje, przydatne w obsłudze dokumentacji:
 

W ramach klasy 5332 lub 5382 jako dokumentację nietworzącą akt spraw bezpłatne punkty pomocy prawnej gromadzić będą karty nieodpłatnej pomocy prawnej, oświadczenia osób uprawnionych (przy czym oświadczenia gromadzi się w odrębnych od kart zbiorach). Dokumenty te przekazywane będą co miesiąc do określonych przez powiat lub gminę/miasto na prawach powiatu komórek organizacyjnych w urzędzie realizujących to zadanie. Przykład opisu teczki:

 
    
 
  1. Pozostałe sprawy wynikające z realizacji zadań udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej:
 
  1. Informacje do BIP m.in. o liczbie, lokalizacji punktów pomocy prawnej, godzinach otwarcia
 

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej - (kat. A)

POWIAT

klasa 1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej - (kat. A)

 
  1. Wyłanianie organizacji pozarządowych, którym powiat powierza prowadzenie punktów pomocy prawnej w otwartym konkursie ofert
 

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego – (kat. BE5)

POWIAT

klasa 524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego – (kat. BE5)

 
  1. Powierzenie prowadzenia punktu organizacji pozarządowej, realizacja umowy, w tym jej kontrola, sprawozdanie z realizacji umowy
 

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego – (kat. BE10)

POWIAT

klasa 526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego – (kat. BE10)

 
  1. Umowy o świadczenie nieodpłatnej pomocy prawnej zawierane pomiędzy miastem na prawach powiatu, gminą a adwokatami, radcami prawnymi wraz z oświadczeniami zleceniobiorców
 

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie – (kat. B50) lub

klasa 2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie – (kat. B10)

POWIAT

klasa 2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie – (kat. B50) lub

klasa 2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie – (kat. B10)

 
  1. Udostępnianie lokali na potrzeby bezpłatnych punktów pomocy prawnej
 

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom – (kat. B5)

klasa 2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń – (kat. B5)

POWIAT

klasa 2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom – (kat. B5)

klasa 2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń – (kat. B5)

  1. Rozliczanie dotacji na finansowanie zadania

 

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – (kat. B5)

POWIAT

klasa 3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – (kat. B5)

   
  Tekst porady do pobrania w pliku PDF     ODT     Word 2007-2013     Word tryb zgodności
                     
  **********     **********     **********     **********     **********     **********     **********     **********
   
  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
  z dnia 18 stycznia 2011 roku
  w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
  w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
   
  Rozporządzenie Instrukcja kancelaryjna Instrukcja archiwalna
       
  JRWA dla gminy JRWA dla powiatu JRWA dla województwa
       
  JRWA dla zesp. adm. rząd.