Sekcja Archiwistów Samorządowych

Z dniem 1 listopada 2015 roku na mocy przepisów znowelizowanej ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda mogą dokonać uzupełnienia JRWA, o ile jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań.

W ramach dzielenia się dobrymi praktykami w zakresie stosowania przepisów archiwalnych, w tym rozporządzenia PRM z dnia 18 stycznia 2011 roku i zarządzania dokumentacją przygotowaliśmy wskazówkę dla starostw powiatowych, urzędów gmin oraz urzędów miast na prawach powiatu, które z dniem 1 stycznia 2016 roku realizować będą nowe zadania dotyczące udzielania bezpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej (Ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej, Dz.U. poz. 1255) w zakresie postępowania z dokumentacją.

Z inicjatywy Pani Agnieszki Pająkowskiej, kierownika Archiwum Urzędu Miasta Poznania we współpracy z Panią dr Ewą Perłakowską, ekspertem z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych (w latach 1997-2014 zawodowo związanej z problematyką nadzoru archiwalnego w archiwach państwowych) wypracowano propozycję sposobu klasyfikowania spraw związanych z realizacją przez powiat (samodzielnie lub w porozumieniu z gminami) zadania zleconego z zakresu administracji rządowej nałożonego ustawą z dnia 5 sierpnia 2015 roku o nieodpłatnej pomocy prawnej oraz edukacji prawnej (Dz.U. poz. 1255)

Nowa klasa w JRWA dla powiatów (do uzgodnienia przez podmiot z właściwym archiwum państwowym po 1 listopada 2015 r.)

533		Nieodpłatna pomoc prawna i edukacja prawna
	5330	Obsługa organizacyjna punktów pomocy prawnej	BE5	m.in. porozumienia, zawiadomienia dla wojewody o ich zawarciu, umowy
	5331	Informacja o charakterze sprawozdawczym dla innych organów i jednostek w sprawach nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej	A
	5332	Udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej	B3
	5333	Organizacja i realizacja zadań w zakresie edukacji prawnej	BE5

Nowa klasa w JRWA dla gmin na prawach powiatu (do uzgodnienia przez podmiot z właściwym archiwum państwowym po 1 listopada 2015 r.)

538		Nieodpłatna pomoc prawna i edukacja prawna
	5380	Obsługa organizacyjna punktów pomocy prawnej	BE5	m.in. porozumienia, zawiadomienia dla wojewody o ich zawarciu, umowy
	5381	Informacja o charakterze sprawozdawczym dla innych organów i jednostek w sprawach nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej	A
	5382	Udzielanie nieodpłatnej pomocy prawnej	B3	zadanie tylko powiatu
	5383	Organizacja i realizacja zadań w zakresie edukacji prawnej	BE5

Dodatkowe informacje, przydatne w obsłudze dokumentacji:

W ramach klasy 5332 lub 5382 jako dokumentację nietworzącą akt spraw bezpłatne punkty pomocy prawnej gromadzić będą karty nieodpłatnej pomocy prawnej, oświadczenia osób uprawnionych (przy czym oświadczenia gromadzi się w odrębnych od kart zbiorach). Dokumenty te przekazywane będą co miesiąc do określonych przez powiat lub gminę/miasto na prawach powiatu komórek organizacyjnych w urzędzie realizujących to zadanie. Przykład opisu teczki:

Pozostałe sprawy wynikające z realizacji zadań udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej:

Informacje do BIP m.in. o liczbie, lokalizacji punktów pomocy prawnej, godzinach otwarcia

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej - (kat. A)

POWIAT

klasa 1430 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej - (kat. A)

Wyłanianie organizacji pozarządowych, którym powiat powierza prowadzenie punktów pomocy prawnej w otwartym konkursie ofert

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego – (kat. BE5)

POWIAT

klasa 524 Otwarte konkursy ofert w zakresie działalności pożytku publicznego – (kat. BE5)

Powierzenie prowadzenia punktu organizacji pozarządowej, realizacja umowy, w tym jej kontrola, sprawozdanie z realizacji umowy

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego – (kat. BE10)

POWIAT

klasa 526 Realizacja zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego – (kat. BE10)

Umowy o świadczenie nieodpłatnej pomocy prawnej zawierane pomiędzy miastem na prawach powiatu, gminą a adwokatami, radcami prawnymi wraz z oświadczeniami zleceniobiorców

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie – (kat. B50) lub

klasa 2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie – (kat. B10)

POWIAT

klasa 2150 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie – (kat. B50) lub

klasa 2151 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie – (kat. B10)

Udostępnianie lokali na potrzeby bezpłatnych punktów pomocy prawnej

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom – (kat. B5)

klasa 2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń – (kat. B5)

POWIAT

klasa 2501 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom – (kat. B5)

klasa 2512 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń – (kat. B5)

Rozliczanie dotacji na finansowanie zadania

GMINY NA PRAWACH POWIATU

klasa 3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – (kat. B5)

POWIAT

klasa 3032 Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji – (kat. B5)

Tekst porady do pobrania w pliku

********** ********** ********** ********** ********** ********** ********** **********

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów

z dnia 18 stycznia 2011 roku

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych