W związku z opublikowaniem dokumentu dotyczącego działań strategicznych Ministra Cyfryzacji w obszarze informatyzacji usług publicznych prezentujemy jego fragment dotyczący zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Zachęcamy również do zapoznania się z całością dokumentu na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji.
Wprowadzenie
Od lat jesteśmy świadkami transformacji sposobów komunikacji ludzi oraz powiązanego z tym rozwoju technologicznego. Trudno już sobie wyobrazić świat bez smartfonów, komunikatorów, e-maili, czy Internetu. Funkcjonowanie w globalnej sieci skutecznie przeniosło relacje ludzi oraz przedsiębiorstw do wirtualnego świata. Na co dzień korzystamy już z bankowości elektronicznej, platform społecznościowych, dokonujemy zakupów on-line. Na naszych oczach światowa gospodarka zmienia się w gospodarkę cyfrową. Nowe technologie, informatyka czy telekomunikacja przestają być już niezależnymi segmentami rynku, tworząc system naczyń połączonych. W dzisiejszych czasach szeroko rozumiana cyfryzacja to element łączący wszystkie obszary gospodarki, aktywności zawodowej oraz życia prywatnego.Przyspieszający rozwój technologii, popularyzacja tzw. Internetu Rzeczy (ang. Internet of Things), pojawianie się alternatywnych form płatności, np. bitcoin, rozproszone rejestry składników majątku i przeprowadzanych na nich transakcji (ang. block chain), tworzą infrastrukturę umożliwiającą przyspieszony rozwój, np. poprzez budowę "Inteligentnych Miast" (Smart Cities), automatyzację prostych czynności i dostarczanie informacji w niespotykanej dotychczas skali. Rozwój technologii umożliwia postęp, ale wprowadza jednocześnie nieznane dotychczas zagrożenia. Wykorzystanie tych możliwości rozwojowych dla dobra obywateli, ale także ochrona przed potencjalnie negatywnymi skutkami, jest obowiązkiem państwa.
Przyjęcie standardu elektronicznego obiegu dokumentów w administracji
Sprawny elektroniczny obieg dokumentów to warunek efektywnych i oszczędnych systemów e-administracji państwowej. Należy wypracować i przyjąć jednolity standard bezpiecznego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami rozwijanego i wspieranego przez państwo, umożliwiając jednocześnie ich współpracę z systemami komercyjnymi pod warunkiem ich pełnej interoperacyjności. Obecnie administracja wspiera dwa systemy: EZD (PUW) oraz eDok (COI). W celu wybrania stosowanego systemu zostanie przeprowadzona rzetelna ocena obu systemów w oparciu o analizę merytoryczną, potencjał rozwojowy, technologię oraz udział w rynku i na tej podstawie zostanie wybrany wiodący system, który będzie wspierany przez państwo. W następnym kroku zostanie przeprowadzone dokładne badanie ewaluacyjne w szczególności związane z interoperacyjnością z systemami zewnętrznymi (e-Podpisem, ePUAP). Zostanie także przeprowadzana analiza obecnej instrukcji kancelaryjnej. Zostaną zaproponowane zmiany, które znacznie uproszczą zasady elektronicznego obiegu dokumentów i zapewnią urzędom większe korzyści z rezygnacji z papieru i przechodzenia na system elektroniczny. W kontekście elektronicznego obiegu dokumentów przeprowadzimy również analizę pod kątem zaproponowania standardu systemu/ów FK (fakturujących) dla administracji – co pozwoli również na oszczędności w zakresie wdrożeń, wsparcia technicznego oraz w szczególności agregacji i analizy danych. W pierwszej kolejności celem standaryzacji jest usprawnienie procesów wewnętrznych administracji, a tym samym skrócenie czasu rozpatrywania spraw, jednak docelowo system elektronicznego zarządzania dokumentami powinien przekształcić się w otwarty system wymiany informacji nie tylko w ramach administracji, ale także na styku z innymi podmiotami, w tym w zakresie udostępniania informacji publicznej. Dla zapewnienia maksymalnej efektywności rozwoju tego rozwiązania przeanalizowana zostanie możliwość pełnego lub częściowego udostępnienia publicznego w formule open-source.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji
